A törvény közhitelességgel ruházza fel a közjegyzőket, hogy a jogviták megelőzése érdekében pártatlan jogi szolgáltatást nyújtsanak. A közjegyző a jogügyletekről és jogi jelentőségű tényekről közokiratot állít ki, okiratot őriz meg, a felek megbízásából pénzt, értéktárgyat és értékpapírt vesz át a jogosult részére történő átadás végett, a feleket a hatáskörébe utalt eljárásokkal kapcsolatban kioktatással segíti jogaik gyakorlásában és kötelességeik teljesítésében.

A közjegyzők legfontosabb feladatai közé tartozik a különböző szerződések (pl.: kölcsön-, öröklési-, tartási-, házassági vagyonjogi-, ajándékozási-, adásvételi-, vagy éppen bérleti szerződések stb.), továbbá a jognyilatkozatok (pl.: végrendeletek, tartozáselismerő- és egyoldalú kötelezettségvállaló nyilatkozatok, meghatalmazások stb.) közjegyzői okiratba foglalása.

A közjegyzői okiratoknak alapvetően két típusát különböztetjük meg, az ügyleti okiratokat és a közjegyzői ténytanúsító okiratokat (közjegyzői tanúsítványokat).

A közjegyző az eljárása során a jogszabály által meghatározott hatáskörében az állam igazságszolgáltató tevékenysége részeként jogszolgáltató hatósági tevékenységet végez, kizárólag a törvényeknek van alávetve és nem utasítható. A közjegyzőt kötelező közreműködés terheli a fél, illetve felek irányába. A közreműködés megtagadásának eseteit törvényi előírás szabályozza, így a közjegyző köteles megtagadni a közreműködést, ha az kötelességével nem egyeztethető össze, így különösen, ha közreműködését olyan jogügylethez kérik, melynek célja tiltott vagy tisztességtelen. Ha a közjegyző az eljárása során aggályos körülményt észlel, de a közreműködés megtagadására nincs ok, köteles e körülményre a fél figyelmét felhívni és ezt az iratban feltüntetni. Ha a fél ez ellen tiltakozik, a közjegyző a közreműködést megtagadja.

Valamennyi közjegyző által készített – papíralapú vagy elektronikus – okirat, annak hiteles kiadmánya és hiteles másolata közokiratnak minősül. Az ily módon elkészített okiratok legfontosabb tulajdonsága, hogy a törvényben előírt alakszerűségek megtartásával készülnek, továbbá a közjegyzői okirat olyan különleges bizonyító erővel bír, mely a benne foglalt tényeket és eseményeket közhitelesen tanúsítja.

Lehetőség van arra, hogy a Magyar Országos Közjegyzői Kamara elnöke által kiadott idegen nyelvi jogosítvánnyal rendelkező közjegyző idegen nyelven készítse el a közjegyzői okiratot. Ezzel pénz és idő spórolható meg, ugyanis nincs szükség az irat további fordítására, hiszen olyan szakember készíti el az idegen nyelvű okiratot, aki a szaknyelvet behatóan ismeri. A közjegyző mint hatóság továbbá garanciát jelent arra, hogy az idegen nyelvű közokirat hiteles külföldön is.

A közjegyzői okirat nem selejtezhető, így az nem is veszhet el. Az őrzés folyamatosságát a közjegyző személyétől függetlenül működő közjegyzői irattár, valamint az országos és a területi levéltárak biztosítják, az okiratok maradandóságát pedig az elektronikus úton vezetett nyilvántartásba történő rögzítésük, az elektronikus archiválás garantálja. A felek, illetve a közjegyző vagy a közjegyzőhelyettes által aláírt egyetlen eredeti okirat a közjegyző őrizetében, végső soron pedig a Közjegyzői Levéltár őrizetében marad, az ügyfelek annak hiteles kiadmányait kapják kézhez.

Az ügyleti okirat közhitelesen tanúsítja az adott jogügyletre vonatkozó akaratnyilvánítás tényét. Ez egyrészt azt jelenti, hogy a közjegyző felel azért, hogy az általa készített okirat a valóságnak megfelelően tartalmazza a közjegyző jelenlétében történteket és elhangzott nyilatkozatokat, másrészt pedig azt, hogy mindez a törvény által előírt közokirat-szerkesztési szabályok betartásával történik.

Az ügyleti okirat lehet egyoldalú, amikor csak egy személy akaratnyilvánítását tartalmazza (pl.: végrendelet), ám legtöbb esetben többoldalú, amely esetben két vagy több személy nyilatkozatát foglalja a közjegyző közokiratba (pl.: adásvételi szerződés, ajándékozási szerződés).

A közjegyzői okirat elkészítése során a közjegyző kötelessége, hogy meggyőződjék a fél ügyleti képességéről és jogosultságáról, továbbá ügyleti szándékáról, jogi tájékoztatást nyújtson a fél számára a jogügylet lényegéről és jogi következményeiről, világosan és egyértelműen írásba foglalja a fél nyilatkozatát, felolvassa az okiratot a fél előtt, a fél nyilatkozata alapján meggyőződjék arról, hogy a közjegyzői okiratban foglaltak megfelelnek a fél ügyleti akaratának. A felolvasás kezdő és befejező időpontját – garanciális okokból – a közjegyzői okiratban is fel kell tüntetni.

A közjegyzői okiratnak különleges bizonyító ereje van arra nézve, hogy a szerződéses nyilatkozatot az okiratban szereplő személy megtette, mégpedig a szerződésben szereplő helyszínen, a szerződésben szereplő módon. A közjegyzői okirathoz a valódiság vélelme is kapcsolódik, ami azt jelenti, hogy ellenkező bebizonyításáig a közjegyzői okiratot teljes egészében kiállítójától eredőnek kell tekinteni. A közokiratban foglaltakkal szemben ellenbizonyításnak csak annyiban van helye, amennyiben azt a törvény nem zárja ki vagy korlátozza. A bizonyítás során az köteles bizonyítani, hogy a közokirat nem valódi, illetve hogy a közokiratban foglalt tények nem állnak fenn, aki vitatja a közokiratban foglaltakat.

A közjegyzői okiratok elkészítésénél garanciális szabály az okiratok felolvasásának kötelezettsége, amely az ügyfelek érdekében történik és gyakorlati jelentőséggel is bír, ugyanis az aláírás, tehát a jogügylet létrejötte előtt ad még egy lehetőséget a lényeges kérdések tisztázására, tartalmának megmagyarázására, illetőleg javítására. A közjegyzőnek a fél nyilatkozata alapján kötelessége meggyőződni arról, hogy az okiratban foglaltak a felek ügyleti akaratával megegyeznek-e, amely leginkább a felolvasás során valósul meg. Azonban jogszabály által megengedett keretek között van lehetőség a felolvasás mellőzésére: kizárólag abban az esetben, amikor jogi képviselővel eljáró jogi személy ügyfelek kifejezetten kérik, hivatkozva arra, hogy a tervezet szövegét korábban megismerték.

A közjegyző a hozzá forduló felek személyi okmányainak eredetiségét és érvényességét online ellenőrzi a hatósági nyilvántartásból. Az okmányok hatósági lekérdezésével elkerülhetőek a hamis, vagy hamisított igazolványokkal elkövetett bűncselekmények, a közjegyzői okiratok így garantálják az ügyfelek biztonságát.

A közjegyzői okiratba foglalt szerződés alapján közvetlen bírósági végrehajtásnak van helye, amennyiben a kötelezett nem teljesít. A közjegyző végrehajtási záradékkal látja el a közjegyzői okiratot, ha az tartalmazza a szolgáltatásra és ellenszolgáltatásra irányuló egyoldalú kötelezettségvállalást, a jogosult és a kötelezett nevét, a kötelezettség tárgyát, mennyiségét és jogcímét, a teljesítés módját és határidejét. Amennyiben a kötelezettség feltétel vagy időpont bekövetkeztétől függ, a végrehajtáshoz elengedhetetlenül szükséges, hogy a feltétel vagy időpont bekövetkezését közokirat tanúsítsa.

Ennek alapján az eljáró közjegyző perindítás nélkül úgynevezett nemperes eljárás keretében az ügy jellegétől függően akár néhány hét leforgása alatt záradékkal látja el az okiratot, amely így közvetlenül kerül az illetékes bírósági végrehajtóhoz a szükséges intézkedések megtétele érdekében. A közjegyzői okirat így alkalmas arra, hogy a feleket szerződésszerű magatartásra kényszerítse a megállapodásukban foglalt rendelkezések közvetlen végrehajtásával. A közokirattal egy későbbi per kockázatát is kizárhatják a felek, ezzel pedig időt és pénzt takaríthatnak meg.

Amennyiben a közjegyzői okirat Magyarország területén megfelel a közvetlen bírósági végrehajthatóság törvényi feltételeinek, a nem vitatott, tehát az adós által elismert pénzkövetelés vonatkozásában az okirat európai végrehajtható okirattá nyilvánítható. Ennek alapján a közjegyzői okiratba foglalt követelés nemcsak Magyarország területén, hanem az Európai Unió egész területén (Dániát kivéve) közvetlenül végrehajtható. Mivel az adós valamennyi, az Európai Unió területén található vagyona végrehajtás alá vonható, így a követelés jóval biztosabban megtérül, ha azt közjegyzői okiratba foglalják.

A közjegyző a jogi jelentőségű tényeket közhitelesen tanúsítja, így a közjegyző által készített tanúsítványok segítségével a közjegyző jelenlétében történt tények és események is közokirati bizonyító erővel igazolhatóak. A közjegyzői tanúsítványok segítségével rögzíthetőek és a későbbiekben részletekbe menően felidézhetőek a gyorsan múló tények.

A tanúsítványok egy esetleges perben közokirati bizonyítékul szolgálhatnak arról, hogy bizonyos tények adott időpontban fennálltak-e. A tanúsítványok az esetlegesen előforduló későbbi peres eljárás megelőzését, illetve az egyszerű bizonyítás alapján gyors lefolyását segíthetik elő.

Fontos megjegyezni, hogy az eljáró közjegyző kizárólag az általa személyesen észlelt tényeket foglalhatja közokiratba, így ténytanúsítvány tárgya csak a közjegyző által észlelt életbeni valóság, érzékelhető jelenség, esemény lehet. Mindezek alapján nincs lehetőség arra, hogy az eljáró közjegyző az ügyfél által előadott tények valódiságát foglalja ténytanúsító okiratba.

A közjegyzői ténytanúsító okirat közhitelesen tanúsítja, hogy az okiratban szereplő tények a közokiratban foglaltak szerint történtek. A közokiratban foglaltakkal szemben ellenbizonyításnak csak annyiban van helye, amennyiben azt a törvény nem zárja ki vagy korlátozza. A bizonyítás során az köteles bizonyítani, hogy a közokirat nem valódi, illetve hogy a közokirattal bizonyított tények nem állnak fenn, aki vitatja a közokiratban foglaltakat.

Legfontosabb ténytanúsítványok:

• másolathitelesítés: a közjegyző azt tanúsítja, hogy a hiteles másolat az előtte felmutatott okirattal megegyező;
• hiteles fordítás készítése: nyelvi jogosítvánnyal rendelkező közjegyző a közjegyzői hatáskörbe tartozó ügyekben keletkezett okiratról hiteles fordítást készíthet, illetve fordítás helyességét is tanúsíthatja;
• aláírás-hitelesítés: aláírás vagy kézjegy valódiságáról készül, arról, hogy az aláíró fél az okiratot a közjegyző előtt aláírja, vagy ha már korábban aláírta, a közjegyző jelenlétében kijelenti, hogy az okiraton lévő aláírás az övé (pl.: aláírási címpéldány);
• okirat felmutatásának időpontjáról kiállított tanúsítvány;
• nyilatkozat vagy értesítés közléséről kiállított tanúsítvány;
• tanácskozásról és határozatról kiállított tanúsítvány;
• egyéb jogi jelentőségű tényről kiállított tanúsítvány;
• váltó, csekk és más értékpapír óvásáról kiállított tanúsítvány;
• közhiteles nyilvántartás tartalmának tanúsítása, pl. cégkivonatot ad ki a cégbíróság, tulajdoni lapot a földhivatal nyilvántartásából.

A ténytanúsítványokat kimerítően felsorolni nem lehet, a közjegyző bármilyen jogi jelentőségű tényt tanúsíthat (pl. rövid szöveges üzenet (sms), weblapok tartalma, bérlemény birtokba vétele stb.).
Amennyiben különleges szakértelem szükséges egy tény megállapításához, megítéléséhez (pl.: építkezés készültségi fokának százalékos megállapítása), abban az esetben a közjegyző ténytanúsítványt nem állít ki erről, azonban igazságügyi szakértőt nemperes eljárásban kirendelhet, amely szintén bizonyítékként szolgál. Az igazságügyi szakértő közjegyző általi kirendeléséről külön menüpontban tájékozódhat a közjegyzői eljárások között.

A közjegyző az általa készített közjegyzői okiratról hiteles kiadmányt, bizonyítványt és egyszerű másolatot, más közjegyző által készített okiratról hiteles másolatot adhat ki. Közjegyzői okiratról csak az abban félként szereplő személy, törvényes képviselője vagy meghatalmazottja részére adható ki hiteles kiadmány. Egyszerű másolat a közjegyzői okiratban félként szereplő személy, törvényes képviselője vagy meghatalmazottja részére korlátlan számban adható ki. A végrendeletet tartalmazó közjegyzői okiratról az örökhagyó életében csak az örökhagyó részére vagy kifejezetten e célra adott meghatalmazással ellátott meghatalmazottja részére adható ki hiteles kiadmány, másolat vagy bizonyítvány. Közjegyzői okirat létéről szóló bizonyítványt a közjegyző annak adhat ki, aki hiteles másolatra lenne jogosult. Ha a közjegyzői okirat több önálló jogügyletet foglal magában, a közjegyző az egyes jogügyletekről a közjegyzői okiratból kivonatot adhat ki.
Az okirat-szerkesztési eljárás díjköteles, amelyről bővebben A közjegyzői díjszabás menüpont alatt olvashat.
Az okirat-szerkesztési eljárás körében a közjegyző kérelemre jár el, amelyet a Kérelmek, űrlapok, Okirat-szerkesztési eljárás menüpont alatt ér el.